En el mundo actual en el que los cambios están a la orden del día, la movilidad es un punto crítico para los negocios, los cuales se ven beneficiados por la utilización de aplicaciones móviles derivadas de telefonía, Video, Email o mensajería instantánea.
El dinamismo actual del mercado hace que cada vez sea menor el tiempo que los empleados pasan en su escritorio y mayor el que deben estar en clientes y proveedores. Ante esta realidad, surge la necesidad de estar disponible y accesible, en todo momento, para la organización.
Así, las herramientas de Colaboración deben alcanzar a las personas en el lugar donde se encuentren y con los dispositivos que normalmente utilizan, tales como Notebooks, teléfonos móviles inteligentes, Tablets, entre otros.
Cuando los empleados no tienen acceso a los servicios de red, no pueden acceder fácilmente a las personas que necesitan o cuando no pueden comunicarse de manera efectiva con otros empleados, a través de herramientas de comunicaciones, se pueden ocasionar serias consecuencias para las empresas, tales como:
∞ Retraso en la toma de decisiones.
∞ Procesos de negocios más lentos
∞ Pérdida de oportunidades
∞ Dificultad para lograr y mantener ventajas competitivas.
Colaboración
Definimos la Colaboración como la aplicación de tecnología a las comunicaciones para hacer más eficiente el tiempo de las personas y, así, lograr eficientemente los objetivos de la empresa. Existen diversas formas de colaborar, según la cultura organizacional y las herramientas disponibles de cada ámbito.
Una estrategia de colaboración eficiente podría ser facilitar el acceso a comunicaciones de video, posibilitando que los empleados puedan participar de conferencias o asistir a reuniones, desde su propio escritorio.
Además, se debería proveer al colaborador de una PC (Desktop o Laptop) y un teléfono, desde donde puedan reportar presencia, y tener acceso a un cliente de mensajería instantánea.
Históricamente, las empresas se han ocupado de la necesidad creciente de equipar a los empleados con múltiples dispositivos que ayuden a resolver el acceso a Colaboración. Sin embargo, muchas veces las dificultades de acceso multidispositivo, la sincronización con diferentes plataformas y la complejidad de uso hacen que los empleados pierdan demasiado tiempo para utilizar estas herramientas.
Así, este enfoque no resultó muy eficiente ni rentable, generando problemas que, posteriormente, la tecnología misma ha ido solucionando.
Según un reciente informe de Cisco, el 90 % de los usuarios frecuentes de herramientas de Video y Colaboración consideran que estas tecnologías les permiten ahorrar al menos dos horas de trabajo a la semana.
Video como herramienta central de Colaboración
Las organizaciones están cambiando las formas de Colaboración, migrando a aplicaciones de mayor valor agregado, tales como el Video.
El Video permite a las personas comunicarse utilizando el lenguaje gestual, el cual agrega mayor valor a cualquier proceso de negocio, ya sea una reunión de ventas, el seguimiento de un proyecto o una entrevista laboral.
El costo de movilidad, tanto por gastos de traslados y hospedaje como por el tiempo perdido en viajes, hace que este tipo de herramientas resulte una inversión, obteniendo un retorno en un período menor a un año, en la mayoría de los casos. Por otro lado, estas herramientas resultan estratégicas y de gran utilidad cuando la compañía tiene una visión y proyección regional y, además, trabaja con equipos distribuidos geográficamente.
Presencia y Video son dos herramientas que, al combinarlas, brindan un alto poder de comunicación en tiempo real. Por su parte, la presencia indicará si está disponible o no y con qué capacidad de comunicación (determinado por la red y el dispositivo).
El video, en caso de encontrarse habilitado, nos permitirá una comunicación fluida y natural. De esta manera, los mismos usuarios pueden definir su listado de dispositivos activos y definir, en su perfil, como pueden ser contactados por el resto de la organización, en ese momento.
Inicialmente, la Videoconferencia se desarrollaba en salas específicamente acondicionadas, que luego se convirtieron en salas de Telepresencia. En éstas la comunicación se da como en la vida real y en tamaño natural, otorgando gran naturalidad y calidad a la Videoconferencia. Sin embargo, el acceso a este tipo de instalaciones no se encuentra siempre disponible debido a la alta demanda, por parte de los empleados. En estos casos, en los que la salade Telepresencia no alcanza a cubrir la
gran demanda, la Videoconferencia en el escritorio se presenta como la mejor opción para comunicarse.
Con el crecimiento de las redes y la evolución de la tecnología, las comunicaciones de video se fueron convirtiendo en una necesidad para empresas con varias filiales, tanto regionales como internacionales, las cuales requieren y aprovechan el conocimiento – know how -, siendo el mismo un activo muy importante. Sin embargo,la traba más importante para la expansión de esta tecnología es la imposibilidad de habilitar más salas de Colaboración visual en los edificios, por una cuestión espacial. Así, la Videoconferencia en el escritorio se convierte en una buena opción para diversificar las soluciones de Video y Colaboración, resultando una excelente alternativa para satisfacer la gran demanda.
Video en nuestro propio escritorio
En cuanto a las últimas novedades en equipos, se destaca el Videoteléfono y los equipos de Video de escritorio, los cuales permiten comunicaciones más efectivas sin la necesidad de depender de las tradicionales salas de Videoconferencia.
En el caso del Videoteléfono, la comunicación visual resulta un valor agregado de la telefonía IP, permitiendo establecer una comunicación de voz y, eventualmente, escalar a Videollamada cuando la llamada provenga de algún equipo de Videoconferencia tradicional, personal o simplemente por otro Videoteléfono o aplicación de PC.
En cuanto a equipos personales, el escenario del Desktop se simplifica. Así,con los nuevos modelos podremos reducir la cantidad de dispositivos, ya que un equipo de Video personal se convierte en un monitor de PC de alta resolución, un teléfono IP normal en touch screen y equipo de Telepresencia personal. Al igual que los teléfonos
IP, este tipo de equipos viene con un Switch incorporado para no consumir un puerto adicional de red.
Respecto a Tabletas, Cisco Cius es una tableta orientada al mercado
Enterprise, la cual proporciona una comunicación más portátil, potente, fiable y segura. Esta se puede integrar completamente con los sistemas de voz y video de la organización, brindando la mejor experiencia de colaboración móvil que este tipo de dispositivos ofrece.
Las aplicaciones de Video en alta definición, voz, Webconferencing, entre otras tantas disponibles para dispositivos con sistema operativo Android, hacen de Cius la solución ideal para el usuario móvil.
El nuevo acceso a expertos
Las innovaciones tecnológicas están transformando nuestra forma de trabajar y, así, surge la demanda de nuevos procesos, los cuales requieren de nuevas tecnologías para el logro eficiente de los objetivos organizacionales.
El experto virtual remoto es un concepto basado en la tecnología, que nos permite solucionar problemas o asesorar a un cliente por video, sin importar el lugar donde se encuentre. De esta manera, latecnología permite que el proceso de negocio y los lugares geográficos de trabajo se conviertan en dos factores independientes. Así, el acceso a la persona correcta en el momento indicado nos habilita a pensar en la continuidad del negocio, abrir nuevos mercados regionales e internacionales y vender productos o servicios más allá del modo tradicional.
Distribución de conocimientos
Con un equipo de Telepresencia personal en su escritorio, las capacitaciones requieren de menos espacio y la distancia ya no resulta un inconveniente.
Además, se pueden armar fácilmente cursos que permitan la participación de profesionales que se encuentren geográficamente dispersos. Estos también pueden ser grabados, con el fin que puedan ser reproducidos posteriormente por alumnos que deseen capacitarse.
Asimismo, esta tecnología permite compartir el acceso a la PC, de manera de poder compartir documentos de Office, Autocad y otros elementos que agreguen valor a la comunicación.
Manos a la obra
Entre todas las herramientas de Colaboración, las aplicaciones de Telepresencia personal son las más sencillas de implementar y las que mejoresdividendos producen, en términos de retorno de inversión.
Los equipos son sencillos de instalar y mantener, sin la necesidad de realizar reformas edilicias y adecuaciones, como en las aplicaciones de Telepresencia convencionales de salas.
Si lo que requerimos son aplicaciones de PC que permitan estar conectado
a tiempo completo, que sean de fácil implementación y distribución, existen diversas aplicaciones, como Cisco Movi, que aprovechan la potencia de las computadoras combinadas con cámaras estándar o de alta definición, para entregar en una sola herramienta: presencia y video en tiempo real.
Pilares de la Telepresencia
Calidad
La percepción de la Telepresencia debe ser de una calidad de audio,video y colaboración tal,que permita crear un ambiente natural y así olvidarnos rápidamente de la tecnología, permitiendo centrarnos en la comunicación en sí. En este sentido, es central contar con comunicaciones en alta definición y sonido espacial.
Colaboración
La interoperabilidad con otras plataformas de Colaboración convierte a la Telepresencia en una herramienta aún más interesante, transformando nuestra PC en otra fuente de contenido para apoyar nuestras presentaciones o capacitaciones. También es posible sumar plataformas interactivas, como Webex, o integración con carteleria Digital o Voz sobre IP.
Confiabilidad
Es más que importante una plataforma que soporte todos los aspectos importantes de base, como plan de numeración, integración con telefonía, seguridad, comunicaciones fuera de la organización y grabación. Un factor adicional es la redundancia para asegurar la continuidad del negocio
Simplicidad
La interfaz de usuario debe ser lo más amigable posible. Esto depende de una curva de adopción que permita un retorno de la inversión rápido para los proyectos y el crecimiento a largo plazo. Las interfaces táctiles hacen la diferencia como único punto de control, eliminando las facetas negativas del control remoto. La interfaz de usuario debe ser lo más amigable posible. Esto depende de una curva de adopción que permita un retorno de la inversión rápido para los proyectos y el crecimiento a largo plazo. Las interfaces táctiles hacen la diferencia como único punto de control, eliminando las facetas negativas del control remoto.
Por Martín Cancelare, Solutions Development Manager Logicalis Southern Cone
Adavi: It's Not All Work 